Le CRA rempli au fil de l'eau, validé, facturé

Le CRA rempli le dernier jour du mois est un CRA reconstitué de mémoire : une demi-journée oubliée, un jour férié compté, et la facture part fausse. La bonne pratique est de déclarer chaque jour, en quelques secondes.

• Notification à 18h30 : l'application mobile rappelle chaque jour de déclarer la journée, avec des boutons d'action directement dans la notification.
• Hors ligne : dans le train ou chez un client sans réseau, la saisie est gardée sur le téléphone et envoyée au retour de la connexion.
• Pré-remplissage : si l'Autopilot est activé, les CRA du mois sont préparés à partir des affectations ; le consultant corrige au lieu de tout saisir.
• Web : la même feuille est disponible depuis un navigateur, pour ceux qui préfèrent l'ordinateur.

Les week-ends et jours fériés sont reconnus automatiquement : le nombre de jours ouvrés du mois est juste sans calcul manuel.

Un consultant peut être affecté à plusieurs projets, parfois chez plusieurs clients. Hiveo ouvre une feuille de CRA par projet, affichée sous forme de pastilles sur le web et le mobile. Chaque feuille suit son propre circuit de validation et donne sa propre facture, au client et au TJM du projet.

Le plan de charge compare les jours réellement déclarés aux jours ouvrés et signale un consultant sur-alloué. Une feuille n'est ouverte que si l'affectation couvre le mois : pas de feuille vide sur un projet terminé.

Un CRA sert de pièce justificative à la facture de régie : s'il est incomplet, le client le renvoie et la facture attend. Un CRA exploitable comporte au minimum :

• le nom du consultant, le client, le projet et le mois concerné ;
• le détail jour par jour : jour travaillé, demi-journée, absence, intercontrat ;
• le total des jours facturables, qui doit correspondre à la facture ;
• la trace de la validation (qui, quand) et, si le contrat l'exige, la signature du client.

Les erreurs les plus fréquentes sont une demi-journée comptée comme un jour, un jour férié déclaré travaillé sans accord du client, ou un total qui ne correspond pas au détail. L'article mentions et erreurs d'un CRA les détaille. Dans Hiveo, le total est calculé à partir du détail et le CRA validé s'exporte en PDF pour les clients qui le demandent en pièce jointe.

1. Soumission : le consultant soumet sa feuille en fin de mois.
2. Validation manager : le manager valide ou renvoie avec un commentaire ; il valide aussi depuis son téléphone.
3. Approbation client (option) : pour les clients qui l'exigent, le contact client approuve le CRA depuis son portail. L'option s'active client par client.
4. Signature électronique : si le client demande un CRA signé, il est envoyé en signature électronique (Yousign) ; relances automatiques à J+3 et J+7 si l'Autopilot est actif.

Une fois la feuille validée, le bouton « Facturer ce CRA » crée la facture au bon client, au TJM de l'affectation, avec le nombre de jours du CRA. Vous la relisez, l'émettez, et elle part via votre plateforme agréée si elle est connectée.

Avec l'Autopilot serveur activé, les factures brouillon sont préparées chaque nuit à partir des CRA validés : il ne reste qu'à les relire et les émettre.

En fin de mois, l'Autopilot affiche où en est chaque étape : CRA non rendus, CRA à valider, CRA prêts à facturer, factures à encaisser. Chaque blocage a son bouton de relance (notification et push sur le téléphone du consultant ou du manager). La clôture devient une liste à vider plutôt qu'une chasse aux fichiers.

L'objectif est concret : que la facture du mois parte dans les premiers jours du mois suivant, et non à la mi-mois. Chaque jour gagné sur l'émission est un jour gagné sur l'encaissement, et donc sur la trésorerie de l'ESN.

Les CRA validés alimentent directement le TACE : un jour travaillé compte 1, une demi-journée 0,5, un jour d'intercontrat compte au dénominateur, les absences sont exclues. Quand un consultant a plusieurs feuilles, chaque jour n'est compté qu'une fois. Pour vérifier un chiffre à la main, utilisez le calculateur de TACE.

Excel reste suffisant pour un ou deux consultants qui facturent le même client tous les mois. Au-delà, le temps passé à relancer et recopier dépasse vite le prix d'un outil. Si vous n'êtes pas prêt à changer, notre modèle de CRA gratuit limite déjà les erreurs les plus courantes.

1. Importer les consultants en CSV et créer leurs affectations (client, projet, TJM, dates).
2. Inviter les consultants : ils installent l'application iOS ou Android et activent les notifications.
3. Choisir, client par client, si l'approbation au portail est requise.
4. Lancer le mois : les consultants déclarent au fil de l'eau, les managers suivent l'avancement dans l'Autopilot.
5. Clôturer : validation, puis facture générée depuis chaque feuille validée.

Le premier mois, prévoyez un message clair aux consultants : où saisir, quand, et ce qui se passe si le CRA est en retard. Les relances automatiques font le reste.

Un consultant indépendant en régie a le même besoin en plus simple : saisir son CRA, le faire valider par le client et facturer. L'offre Solo (4,99 € HT par mois, 30 jours d'essai) couvre ce circuit, facture électronique comprise. Les détails sont sur la page freelance.

• CRA : définitionCe que doit contenir un compte rendu d'activité.
• CRA de missions : arrêter le tableurPourquoi et comment quitter Excel pour les CRA.
• Logiciel de gestion ESNLe cycle complet, du recrutement à l'encaissement.
• TarifsPrix public par consultant actif, sans engagement.