Modèle de CRA gratuit : mentions, exemple et erreurs qui bloquent la facture

À quoi sert vraiment un CRA

Le compte rendu d'activité (CRA) est la feuille sur laquelle un consultant déclare, jour par jour, le temps passé sur une mission. Dans une ESN ou chez un freelance en régie, c'est la pièce justificative de la facture : le client paie un nombre de jours, et ce nombre vient du CRA validé. Si vous cherchez la définition courte, elle est dans le glossaire : CRA.

Un CRA mal rempli ne pose pas seulement un problème administratif. Il décale la facture, donc l'encaissement, il provoque des allers-retours avec le client et il fausse les indicateurs internes comme le TACE ou la marge par mission. Un modèle de CRA bien conçu évite la plupart de ces écarts avant même la validation.

Si vous voulez un fichier prêt à remplir, notre modèle de CRA gratuit existe en Excel, en PDF et en version en ligne, sans création de compte. La suite de cet article explique ce qu'il doit contenir et pourquoi.

Les mentions à faire figurer sur un CRA consultant

Aucun texte de loi n'impose un format de CRA. Ce sont le contrat de prestation, le bon de commande et les habitudes du client qui fixent les exigences. En pratique, un CRA qui passe sans discussion contient les informations suivantes.

Identification

• Nom du consultant et, s'il est freelance, sa raison sociale.
• Société prestataire (l'ESN ou l'entreprise du freelance).
• Client final et, s'il y en a un, l'intermédiaire (ESN principale, cabinet de portage).
• Mission ou projet : intitulé exact tel qu'il figure sur le bon de commande.
• Référence de commande (numéro de bon de commande ou d'accord-cadre) quand le client en exige une sur la facture.

Période et détail des jours

• Mois concerné et dates de début et de fin de la période.
• Détail jour par jour : travaillé, demi-journée, absence, jour férié, week-end.
• Nature des absences : congés, RTT, maladie, formation. Le client n'a pas toujours besoin du motif, mais l'ESN en a besoin pour la paie et le calcul du taux d'activité.
• Lieu de travail si le contrat distingue sur site et télétravail.
• Total des jours facturables, avec les demi-journées comptées 0,5.

Validation

• Nom et fonction du valideur côté prestataire (manager, business manager).
• Nom du valideur côté client si le contrat prévoit une approbation.
• Date de validation et, selon le client, signature manuscrite ou électronique.
• Commentaire libre pour signaler une astreinte, un déplacement ou un jour exceptionnel.

Exemple de CRA rempli : octobre 2026

Prenons un consultant en régie chez un client, avec un TJM de 600 € HT. Octobre 2026 compte 22 jours ouvrés et aucun jour férié. Le consultant pose trois jours de congés du mercredi 21 au vendredi 23 et prend une demi-journée de RTT le vendredi 16.

La facture du mois portera donc sur 18,5 jours × 600 € = 11 100 € HT. Les 3,5 jours d'absence ne sont pas facturés et n'apparaissent sur la facture que si le client demande le détail.

Sur un vrai CRA, le détail se fait jour par jour et non par semaine : le tableau ci-dessus est un résumé lisible. Le jour par jour permet au client de rapprocher le CRA de ses propres contrôles (badge, planning d'équipe) et à l'ESN de dédupliquer les jours quand un consultant travaille sur deux projets.

Le circuit de validation, étape par étape

Un CRA n'est utile que lorsqu'il est validé. Le circuit le plus courant compte cinq étapes.

1. Saisie par le consultant, idéalement au fil de l'eau plutôt que le dernier jour du mois de mémoire.
2. Soumission dès le dernier jour ouvré, ou le premier jour du mois suivant au plus tard.
3. Validation par le manager côté prestataire : cohérence avec le planning, les congés posés et le bon de commande.
4. Approbation par le client quand le contrat l'exige, par signature ou par validation dans un portail.
5. Facturation sur la base du CRA validé, avec le même nombre de jours, le même TJM et la même référence de commande.

Chaque étape a un responsable et une date limite. Sans cela, le CRA reste en attente dans une boîte mail et la facture part avec dix jours de retard. Le délai de paiement court à compter de l'émission de la facture (article L441-10 du Code de commerce) : chaque jour de retard de facturation retarde d'autant l'encaissement.

8 erreurs qui bloquent la facture

Ces erreurs sont classiques. Aucune n'est spectaculaire, toutes coûtent du temps.

1. Le CRA rempli de mémoire le 31. Le consultant reconstitue son mois en cinq minutes, oublie une demi-journée ou un jour férié, et le client conteste. La saisie quotidienne réduit fortement ce risque.
2. Les demi-journées mal comptées. Une demi-journée travaillée et une demi-journée de RTT notées comme deux jours entiers, ou l'inverse. La règle doit être écrite : une demi-journée vaut 0,5.
3. Le jour férié facturé. Un 11 novembre ou un lundi de Pentecôte compté travaillé alors que le site client était fermé. Le modèle doit pré-remplir les fériés du mois.
4. Le mauvais projet. Un consultant sur deux missions qui déclare tout sur la principale. La facture part au mauvais client ou au mauvais TJM. Il faut une feuille par projet, ou au moins une colonne projet.
5. La référence de commande absente. Beaucoup de grands comptes rejettent toute facture sans numéro de bon de commande. Si le CRA ne le porte pas, la personne qui facture doit aller le chercher.
6. Le dépassement du bon de commande. Le CRA déclare 20 jours alors qu'il ne reste que 12 jours sur la commande. La facture sera bloquée chez le client jusqu'à l'avenant. Il faut suivre la consommation du bon de commande mois par mois.
7. La validation client oubliée. Le CRA est validé en interne, la facture part, et le client la renvoie faute d'approbation de son côté. Si le contrat prévoit une approbation client, elle doit faire partie du circuit, pas venir après.
8. Le fichier modifié après validation. Une version du tableur est validée, une autre est facturée. Sans verrouillage ni historique, personne ne sait laquelle fait foi. Un CRA validé ne doit plus être modifiable sans nouvelle validation.

Du modèle Excel au logiciel : quand changer

Un modèle de CRA en Excel ou en PDF suffit tant que vous gérez quelques consultants, sur une mission chacun, avec des clients qui n'exigent pas d'approbation formelle. Au-delà, le tableur montre ses limites : les relances se font à la main, les fichiers circulent par e-mail, la facture se ressaisit et personne ne voit d'un coup d'œil qui n'a pas encore rendu son CRA. Nous avons détaillé ces coûts cachés dans CRA et missions : arrêter le tableur avant la clôture.

Les signaux qui indiquent qu'il est temps de passer à un outil :

• plus d'une journée par mois passée à relancer et consolider les CRA ;
• des consultants sur plusieurs projets ou plusieurs clients en même temps ;
• des clients qui demandent une approbation ou une signature ;
• des factures refaites parce que le nombre de jours ne correspondait pas ;
• la facture électronique, qui exige des données propres et cohérentes d'un bout à l'autre.

Dans Hiveo, le logiciel de CRA, le consultant saisit son CRA sur le web ou sur l'application mobile iOS et Android, y compris hors connexion, avec un rappel quotidien en fin de journée. Un consultant sur plusieurs projets a une feuille par projet. Le manager valide, le client peut approuver depuis son portail quand l'option est activée pour lui, et la signature électronique est disponible. La facture est ensuite générée depuis les CRA validés, au bon client et au bon TJM, sans ressaisie.

Checklist avant d'envoyer un CRA

Avant de cliquer sur « envoyer », vérifiez :

• le mois et la mission sont les bons ;
• chaque jour ouvré a un statut, y compris les fériés ;
• les demi-journées sont comptées 0,5 ;
• le total des jours correspond au planning et aux congés posés ;
• la référence de commande figure sur le CRA si le client l'exige ;
• le solde du bon de commande couvre les jours déclarés ;
• le circuit de validation (manager, puis client si besoin) est connu et daté.

Un CRA qui coche ces sept points se transforme en facture le jour même. C'est le moyen le plus simple de raccourcir le délai d'encaissement sans rien demander de plus au client.