Logiciel de gestion ESN : de l'appel d'offres à l'encaissement

Un logiciel de gestion ESN réunit dans un seul outil ce qui est d'habitude éparpillé entre Excel, un ATS, un CRM et un logiciel de facturation : recrutement, staffing, CRA, factures, marges et trésorerie. Hiveo couvre ce cycle complet pour les ESN françaises, de l'appel d'offres à l'encaissement, avec un prix public par consultant.

Le problème : un tableur et quatre outils qui ne se parlent pas

Dans beaucoup d'ESN, l'information circule ainsi : les candidats sont dans un ATS ou une boîte mail, les clients et les besoins dans un CRM généraliste, les CRA dans des fichiers Excel envoyés par e-mail, les factures dans un logiciel de facturation, et la marge dans un tableur que le dirigeant met à jour le dimanche soir.

Chaque passage d'un outil à l'autre est une ressaisie, donc une source d'erreur et de retard :

un CRA reçu le 5 du mois suivant retarde la facture, donc l'encaissement ;
un TJM mal recopié dans la facture se découvre au moment de la relance ;
une fin de mission oubliée devient un mois d'intercontrat ;
la marge réelle n'est connue qu'au bilan, trop tard pour corriger un prix.

Un logiciel ESN supprime ces ruptures : la donnée saisie une fois (le candidat, le client, le TJM, le jour travaillé) sert à toutes les étapes suivantes.

Le cycle complet d'une ESN, de l'appel d'offres à l'encaissement

Voici le parcours d'une mission en régie dans Hiveo, sans ressaisie entre les étapes :

Besoin client : le commercial crée le besoin dans le CRM, sur une entreprise remplie automatiquement depuis la base SIRENE.
Recrutement : l'ATS lit les CV par IA et propose les candidats les plus proches de l'offre, avec un score de correspondance.
Proposition : le dossier de compétences est généré pour l'offre, anonymisé si besoin, envoyé en PDF, en .docx ou par lien de partage.
Staffing : le candidat retenu devient consultant, affecté au projet du client avec son TJM ; un consultant peut être affecté à plusieurs projets.
Mission : l'ordre de mission est signé électroniquement ; la fin de mission est suivie et, si l'Autopilot est activé, une affaire de renouvellement est créée 30 jours avant.
CRA : le consultant saisit ses jours sur le web ou le mobile, une feuille par projet.
Validation : le manager valide, puis le client approuve au portail si vous l'avez activé pour lui.
Facture : la facture est générée depuis le CRA validé, au bon client et au bon TJM, puis émise via votre plateforme agréée.
Encaissement : les impayés sont relancés par paliers, les paiements rapprochés avec la banque, et l'export comptable FEC part au cabinet.

L'Autopilot de clôture du mois orchestre les étapes 6 à 9 : il montre qui n'a pas rendu son CRA, ce qui attend une validation, ce qui peut être facturé et ce qui reste à encaisser, avec des relances en un clic.

Les modules d'un ERP ESN complet

ATS et recrutement

Pipeline de candidats par étape, lecture de CV par IA (Mistral, hébergé en France), matching candidat / offre avec score et vivier réutilisable. Le candidat recruté devient consultant sans ressaisie.

CRM commercial

Entreprises clientes complétées depuis SIRENE, contacts, besoins, affaires, bons de commande et accords-cadres dont la consommation est suivie au fil des factures. Un indicateur de santé de paiement signale les clients qui règlent en retard.

Consultants, CRA, congés et frais

Fiche consultant, affectations multi-projets, CRA web et mobile, demandes de congés et notes de frais avec lecture des tickets par IA. Le radar de capacité montre les disponibilités à 90 jours et les alertes d'intercontrat proposent des pistes de placement.

Facturation et facture électronique

Factures et avoirs conformes générés depuis les CRA, relances par paliers, rapprochement bancaire (en bêta, Qonto et Bridge) et export FEC. La facture électronique via plateforme agréée est incluse dans toutes les offres, sans limite.

Marges, TACE et trésorerie

Marge par consultant, projet et client calculée depuis les CRA et les coûts, TACE dédupliqué par jour, benchmark de TJM et prévision de trésorerie sur 13 semaines fondée sur les factures émises et les délais de paiement réels.

IA, mobile et portails

L'IA fait des suggestions à relire (CV, dossiers de compétences, tickets de frais), jamais de décision automatique. L'application iOS et Android sert aux consultants pour les CRA et les frais. Le portail client affiche projets, factures et CRA à approuver ; le portail consultant donne accès à ses documents et à son activité.

Les indicateurs qu'un logiciel ESN doit calculer pour vous

Indicateur	Ce qu'il mesure	Pour aller plus loin
TACE	Jours produits ÷ jours disponibles (congés et absences exclus)	Calculateur de TACE
Marge	TJM facturé − coût journalier (CJM) du consultant	Calculateur CJM et marge
DSO	Délai moyen entre l'émission d'une facture et son encaissement	Trésorerie prévisionnelle

Le TACE se calcule sur des CRA validés : un logiciel qui les collecte le fait sans tableur. Le CJM part du salaire brut, multiplié par un coefficient de charges (1,45 par défaut) et divisé par les jours facturables (218 par défaut), deux hypothèses que vous ajustez. Le DSO est mesuré sur les dates d'encaissement réelles, ce qui donne une prévision de cash crédible.

Multi-agences : la vue siège en offre Pro

Quand l'ESN ouvre une deuxième agence, chaque directeur doit piloter la sienne et le siège doit voir l'ensemble. En offre Pro, chaque utilisateur est rattaché à une agence ; les managers voient leur périmètre et la direction obtient les indicateurs consolidés. L'offre Pro ajoute aussi l'API REST et les webhooks.

Sécurité et hébergement dans l'Union européenne

Base de données dans l'UE (Supabase, Irlande), serveurs applicatifs en Allemagne (Hetzner), fichiers en Suisse (Infomaniak).
Données isolées par organisation au niveau de la base, droits par rôle (direction, manager, RH, recruteur, commercial, consultant…).
Échanges chiffrés (HTTPS) ; les détails techniques et les sous-traitants sont listés dans la politique de confidentialité et l'accord de sous-traitance (DPA).
Aucun pixel de suivi dans les e-mails envoyés par Hiveo.

Prix : un tarif public par consultant actif

Offre	Prix HT	Pour qui
Essentiel	13 € / consultant actif / mois, minimum 6	ESN mono-agence
Pro	19 € / consultant actif / mois (16 € au-delà de 50), minimum 12	Multi-agences, API
Entreprise	Sur mesure	Grands comptes

Exemple : une ESN de 10 consultants en Essentiel paie 130 € HT par mois ; un groupe de 30 consultants en Pro paie 570 € HT. Les sièges managers sont inclus (1 pour 2 consultants actifs, minimum 5), l'IA aussi (100 requêtes par mois en Essentiel, 1 000 en Pro), ainsi que 1 signature électronique par consultant actif et par mois. L'annuel retire 15 % de l'abonnement consultants. Tout le détail est sur la page tarifs.

Comment migrer depuis Excel ou un autre logiciel

Exporter vos consultants, clients et candidats en CSV depuis vos fichiers ou votre outil actuel.
Importer ces fichiers dans Hiveo : l'import CSV est inclus sans frais.
Paramétrer les affectations (client, projet, TJM), les coordonnées de facturation et la plateforme agréée.
Faire tourner un mois pilote : CRA, validation, facture. Comparez le résultat avec votre ancien circuit avant de basculer.

Un conseil pour le mois pilote

Démarrez au début d'un mois : les consultants saisissent leur CRA dans Hiveo dès le premier jour et la clôture se fait entièrement dans l'outil. Gardez l'ancien circuit en parallèle un seul mois, pas plus.

Logiciel ESN ou logiciel SSII : les questions à poser avant de choisir

Qu'on parle de logiciel SSII, d'ERP ESN ou de logiciel de gestion ESN, les critères de choix sont les mêmes. Avant de signer, posez ces questions à chaque éditeur, y compris à nous :

Le prix est-il public ? Un tarif par consultant affiché évite une négociation à chaque nouvelle embauche.
Les managers sont-ils facturés ? Dans une ESN, les utilisateurs non facturables (commerciaux, RH, direction) peuvent peser lourd.
Le CRA se saisit-il sur mobile ? C'est le consultant qui alimente l'outil ; s'il doit ouvrir un ordinateur, il le fera en retard.
La facture part-elle du CRA validé ? Sans ce lien, vous gardez la ressaisie qui cause les erreurs.
La facture électronique est-elle incluse ? Certaines offres la facturent à la pièce ou en option.
Peut-on tester sur un vrai mois ? Une démonstration ne remplace pas une clôture réelle avec vos consultants.

Pour qui est fait Hiveo, et pour qui il ne l'est pas

Fait pour

Les ESN et cabinets de conseil en régie, de quelques consultants à plusieurs agences (voir la page petite ESN).
Les dirigeants qui veulent un prix public, sans engagement en mensuel.
Les équipes qui veulent que les consultants saisissent leur CRA sur mobile.

Pas fait pour

Calculer la paie : Hiveo n'est pas un logiciel de paie.
Le portage salarial : il ne gère pas la rémunération des salariés portés.
Tenir la comptabilité générale : il exporte le FEC vers votre cabinet ou votre logiciel comptable.

Questions fréquentes

Quelle différence entre un logiciel ESN et un ERP ESN ?

Les deux termes désignent souvent la même chose : un outil qui couvre le cycle d'une ESN, du recrutement à la facture. On parle plutôt d'ERP quand l'outil inclut la facturation et le suivi financier. Hiveo couvre ce périmètre (recrutement, CRM, CRA, facturation, marges, trésorerie) mais ne gère pas la paie ni la comptabilité générale.

Combien coûte un logiciel de gestion ESN ?

Chez Hiveo, le prix est public : 13 € HT par consultant actif et par mois en Essentiel (minimum 6 consultants) et 19 € HT en Pro (minimum 12), managers inclus. L'abonnement annuel réduit l'abonnement consultants de 15 %. Le mensuel est sans engagement.

Combien de temps faut-il pour démarrer ?

Le plus souvent quelques jours, selon le volume et la qualité des données. L'import CSV des consultants, clients et candidats est inclus sans frais dans toutes les offres. L'essai gratuit de 14 jours permet de faire tourner un mois pilote complet avant de payer.

La facturation électronique est-elle incluse ?

Oui, dans toutes les offres et sans limite de factures. Vous connectez votre plateforme agréée depuis les réglages de facturation ; Hiveo produit la facture au format structuré et suit son statut. La réception est obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026 et l'émission le sera pour les PME au 1er septembre 2027.

Où sont hébergées les données ?

La base de données est hébergée dans l'Union européenne (Supabase, Irlande), les serveurs applicatifs en Allemagne (Hetzner) et les fichiers en Suisse (Infomaniak). Les échanges sont chiffrés et les données isolées par organisation.

Hiveo gère-t-il la paie ou le portage salarial ?

Non. Hiveo n'est ni un logiciel de paie ni un outil de portage salarial : il ne calcule pas de bulletins. Il prépare en revanche les éléments utiles (CRA, absences, notes de frais) et un module optionnel exporte les variables vers certains logiciels de paie.

Peut-on gérer plusieurs agences ?

Oui, avec l'offre Pro : chaque utilisateur est rattaché à une agence et le siège voit l'ensemble en consolidé. L'offre Essentiel comprend une seule agence, le siège. Le passage en Pro se fait sans perte de données.

Un logiciel SSII et un logiciel ESN, est-ce la même chose ?

Oui. SSII (société de services en ingénierie informatique) est l'ancien nom des ESN, remplacé dans l'usage depuis les années 2010. Les besoins sont identiques : staffer des consultants, suivre leur activité, facturer et piloter la marge.